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会社の手続きマニュアルそれが何を提供するか、それを準備する方法
の 手順書 会社の それは仕事の割り当てを完了する方法や職場で発生したときに特定の状況に対処する方法についてのステップバイステップの説明を記載した文書です。会社のベストプラクティスと主なビジネスプロセスの説明が含まれています.
このマニュアルには、作業の実行方法に関する方法と標準も含まれています。手順書を作成することで、会社を成長に向かわせ、トレーニングを簡素化し、規模を拡大する能力を高めることができます。.
このマニュアルは、3つのリングを持つバインダー、ネットワーク共有ドライブ上のフォルダ、またはオンラインで公開された自動化バージョンのいずれかです。 ソフトウェア 手続きの管理誰もが手順書が何から作られているのか、誰かがそれを必要とするときにどこで見つけられるのかを理解しなければなりません.
手順書を作成するには、特定のプロセスに含まれるステップを明確に理解する必要があります。会社が成長するにつれて、新しい手順が必要になります。手順書は、手順書のライブラリと見なすこともできます。.
このマニュアルには、新しい操作手順のモデルとして使用できる手順の例が記載されています。組織のすべての従業員は、会社の方針および手順について教育を受けていなければなりません。彼らは常に手順書にすぐにアクセスできるようにするべきです。.
索引
- 1何に使うの？?
- 2作り方?
- 2.1セントラルプロセスを定義する
- 2.2紹介文を書く
- 2.3各プロセスのフローチャートを作成する
- 2.4手順を他の人に読んでもらう
- 2.5チェックリストとフォームを作成する
- 2.6手順書に統合する
- 3例
- 4参考文献
それは何のためですか？?
よく書かれた手順書の使用により、会社はより効果的に新入社員の訓練を促進することができます.
トレーニングを超えて、手順書は現在使用されているチームメンバーに最も使用頻度の低い手順を習得するためのリソースを提供し、それらが正しい形式で実行されることを保証し、品質管理を維持します。.
従業員は彼らに何が期待されているのか理解しなければなりません。監督当局は、ビジネスプロセスを管理するための手順書を必要としています。規格を文書化することによって、成長、品質および顧客満足にとって重要なことが伝達されています.
機能分野に影響を与える方針と手順を通して、第一線の労働者は効果的で時間を節約する決定をする権限を与えられます.
効果的な手順書は部門間のコミュニケーションのための適切な方法を提供し、不必要な監督の関与を必要とせずにスタッフが日々のビジネス問題を解決するために一緒に働くことを可能にします.
手順書の目的は、最低限のコストで最短時間でサービスを実施するか製品を製造するために、会社のコミュニケーションの方法と手段の両方を反映するように異なる内容を整理することです。.
仕事の満足度と従業員の高いモチベーションを維持するという追加の利点があります.
作り方?
手順書を作成する前に、方針、中央プロセスおよび手順の違いを理解することが重要です。.
- ポリシーは、長期的な目標を追求してその行動を指示し制限するために組織の指導者によって策定および適用された一連の基本原則および関連するガイドラインです。.
- 基本的なプロセスは、相互に依存してリンクされた手順のシーケンスです。各手順では、入力を製品に変換するために1つ以上のリソース（従業員の時間、エネルギー、機械、お金）を消費します。これらの結果は、既知の目標または最終結果に達するまで、次の段階への入力として機能します。.
- 手順とは、タスクを正しく指定するために同じ順序で実行する必要があるステップ（明確に定義された開始点と終了点を含む）によって定義された一連の活動または一連のアクションのことです。.
セントラルプロセスを定義する
会社が持っているすべての中心的なプロセスは熟考されなければなりません。それは、どの手順を手順書に記述しマッピングするかを定義し、含まれるべきすべての手順の要約を作成することから始まります。.
各プロセスが配置されていない可能性がありますが、最も基本的で重要なものを確立することが重要です。たとえば、レストランでは特定の料理の作り方に関する中心的なプロセスを定義できますが、レストランの清掃プロセスも重要です。.
対応付けが必要なコアプロセスのリストを作成して、マッピング後にそれぞれを手順書に統合できるようにする必要があります。あなたがマニュアルを書き始めるときあなたがタスクのどれも残していないのを確実にするために計画はガイドとして機能するでしょう.
紹介を書く
マニュアルに含まれているもの、マニュアルを使用する人に直接書かれているもの、マニュアルを使用するときに読者が期待できること、およびマニュアルを使用するための最善の方法（つまり「最初から最後まで読む」）の簡単な説明「または」「必要に応じて手順を探すための参照として使用する」.
各工程のフローチャートを作成する
各プロセスは、それを完了するために必要なステップまたはタスクによって定義されています。ステップが省略された場合、それは注文を失うまたは遅らせる、あるいは不完全な最終製品を持つことを意味する可能性があります。フローチャートを確立することはワークフローを定義することです.
マニュアルを完成させるには、一度に一つのプロセスから始める必要があります。最初のスキーマプロセスから始めましょう。プロセスを完了するために必要なステップが説明されている、そして詳細が返され、詳細が各ステップのために書かれる.
各ステップが明確かつ簡潔であることを確認する必要があります。各ステップは、誰かが指示に従うために十分な詳細を提供するべきです.
たとえば、販売プロセスの手順がインターネット上の要件によって作成されているとします。最初に、電話、Eメールまたはテキストメッセージによって情報を要求した後に、潜在的な顧客が最初にどのように連絡されるかについてのフローチャートが作成されます。.
見込み客に最初に連絡できなかった場合は、各連絡先に固有のスクリプトを使用して、営業チームがフォローアップした回数が計算されます。.
クライアントに連絡したときに、クライアントが製品を購入したのか、待機することを決定したのかに応じて、一連のフォローアップとともに、異なるスクリプトが割り当てられます。.
それを読むために他の人に手順を渡します
同僚やあなたが知っている誰かにそれを読んでもらい、それらが書かれているように指示に従うことは重要です。あなたが完了できなかったり理解できなかったステップがある場合、この人は貴重なコメントを提供できます。.
プロシージャはコメントに基づいてデバッグされます。指示を書き直したり、編集したり、追加する必要があるかもしれません。.
チェックリストとフォームを作成する
どのようなプロセスでも、チームメンバーはフォームまたはチェックリストに従うほうが簡単です。そのため、マッピングされたプロセスに基づいて詳細なテンプレートを開発する必要があります。.
クライアントが入力したときに特定の情報を収集する必要がある場合は、テンプレートに必要な情報がすべて揃っていることを確認する必要があります。.
特にクライアントが彼らの前に座っているとき、チームメンバーが手順が示すことすべてを覚えていると仮定されるべきではありません。チェックリストとフォームは、フローチャートとプロセスのステップの付録として統合されるべきです。.
手順書に統合する
フローチャートが各プロセスに割り当てられ、すべてのサポート文書テンプレートが作成されると、それらは完全な手順書に統合されます。マニュアルは部署に基づいて構成されています.
たとえば、手順書には、「販売」、「運用」、および「配賦」というセクションがあります。各セクションは、一般に各中央プロセスが製品の一般的な納入で実行される順序で、その部門の中央プロセスに分割されています。.
「配布」セクションには、「注文を受ける」、「配達用に梱包する」、「配送する」、「フォローアップ」など、いくつかの主要なプロセスがあります。.
手順書は目次で構成されており、各手順はタイトルの太字で明確に記載されています。.
マニュアル名のついた表紙、目次、目次、導入順、手順順に記載されています.
チームメンバーが自分の部署で適切な手順を見つけやすくするために、チームメンバーがマニュアルを簡単に確認できるようにタブを配置することもできます。.
最後にコピーが作成され配布されます。継続的なフィードバックを奨励し、必要に応じてマニュアルを更新する必要があります。方針と手順を使用して、各機能場所の指定された領域で利用可能なマニュアルがあるべきです.
例
-特定の方法でハンバーガーを調理するためのマニュアル.
-火災、地震または自然災害が発生した場合の対処方法に関するマニュアル.
-顧客の苦情または積極的な顧客に対応して行動する方法に関するマニュアル.
-人事選択プロセスを実行するためのマニュアル.
-レストランで働く方法を知るためのマニュアル.
参考文献
- Kimberlee Leonard（2017）。標準操作手順書への書き込み方法中小企業 - クロン。 smallbusiness.chron.com.
- クリスアンダーソン（2017）。方針と手順のマニュアルとは何ですか？ Bizmanualz撮影者：bizmanualz.com.
- Bizfluent（2017）手順書の定義撮影者：bizfluent.com.
- クリスアンダーソン（2017）。手順書の目的は何ですか？ Bizmanualz撮影者：bizmanualz.com.
- Template Lab（2018） 37最良標準操作手順（SOP）テンプレート。撮影元：templatelab.com.
- Greg Marsello（2017）。標準の操作手順書を作成するための8段階の手引き。ラーン。撮影元：blog.lern.org.