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幹事秘書の概要、必要なスキルと機能
の 事務局長 会社や組織の一流の従業員に最大限のサポートを提供するのに役立つ仕事または職業です。それは誰が幹部のスケジュールを組織し維持し、そして彼らが多種多様な管理業務を遂行するのを手助けするであろう.
目的は、割り当てられたすべての管理タスクがタイムリーかつ効率的な方法で実行されるようにして、ビジネスの全体的な効率化に貢献することです。秘書は、行政支援を提供する人です。彼らはそのような書き込みとファイリング、電話に答えるとメッセージを送信するなどのタスクを実行することができます.
一方、事務局長、または事務補佐官も、これらの活動のいくつかを、オフィスの調整、製品の研究、サプライヤとのやり取り、製品の注文、およびデータベースの作成とともに行います。.
通常、幹部秘書は秘書よりも高い給料を受け取ります。なぜなら、彼らは高度な機能を果たし、オフィスの生産性を向上させるからです。.
索引
- 1必要なプロファイル
- 2必要なスキル
- 3つの機能
- 3.1責任
- 4参考文献
必要なプロファイル
- 経営学または関連分野の学士号.
- 事務局長または同様の管理職としての実績.
- Microsoft-Officeの管理に不可欠な方法で、またソフトウェアの「バックオフィス」（ERPシステムなど）に精通している必要があります。.
- 基本的な会計事務所および手続きの管理、ならびに業界で扱われる関連技術用語についての深い知識.
- 基本的な研究方法と報告方法に関する知識.
- 優れた組織と時間管理のスキル.
- 卓越したコミュニケーションと交渉のスキル.
- 誠実さと機密性.
エグゼクティブ秘書は、優れた時間管理能力とマルチタスク能力を備えた迅速なプロフェッショナルでなければなりません。それは彼らの仕事の勤勉さと能力によって他の仕事を心配することなく彼らの管理責任に重点を置くことができるということです.
多くのマネージャは、日常のタスクを調整し、それらをアジェンダに維持するために、彼らのエグゼクティブ秘書に大きく依存しています。彼らは、マネージャーの時代を守る者として、たくさんの工夫と主張力を要求されます。.
必要なスキル
事務局長は、ライティング、文法、スペル、句読点などの基本的なスキルが効率的でなければならず、オフィス機器や、ワードプロセッシング、スプレッドシート、グラフィックなどの一般的なソフトウェアアプリケーションの使用経験が必要.
同様に、彼らは様々な責任に効果的に取り組むための時間と能力を管理する優れたスキルを持っていなければなりません。.
一方、事務局長には、良い判断、外交、裁量、問題を自律的に解決する能力など、他の資質も必要です。.
彼らは、大衆と対話し、報告を書き、そして出版物をレビューするために強力なコミュニケーションスキルを必要とします。.
積極的に聞く
他の人が言うことに十分注意を払い、指摘された点を理解するために時間をかけ、必要に応じて質問をし、不適切な時期には中断しないようにしなければならない.
読解力
仕事に関連する文書の文章と書かれた段落の完全な理解.
時間管理
自分の時間と他人の時間の両方を効率的に管理する方法を知る.
話し方を知る
効果的に情報を伝達できるように、他の人とはっきり話しましょう.
書く
聴衆のニーズに最も適したものに従って、書面で効果的なコミュニケーションをとる.
クリティカルシンキング
代替解決策の長所と短所、結論または問題へのアプローチを特定するための論理と推論の使用.
積極的な学習
問題を解決し、現在および将来の決定を下すための新しい情報の意味を理解する.
調整
他人の行動に関連した行動の調整.
見直し
改善を行うため、または是正措置を取るために、それ自体、他の人々または組織のパフォーマンスのレビューおよび評価.
機能
事務局長は、小額の現金と経理を担当することがありますが、予算を管理することもできます。 Webサイト上に記事を公開することもできますが、Webサイトを設計および管理することもできます。.
レポート作成機能用に設計および使用したスプレッドシートでデータ入力を実行できます。.
事務局長は事務職員を監督することができます。彼は頻繁にCEOに直属し、一人以上の上級管理職をサポートすることができます。.
責任
役員への注目
- 役員の議題を守り、任命、理事会会議、会議などの計画を立てるのを手伝ってください。.
- 会議に出席して会議の議事録を作成してから、それらをまとめて転記して配布する.
- 役員のためにすべての旅行手配をします。パッセージ購入、ホテル予約、旅費の配達、関連文書の管理とレビューなど。.
- 任命された調査を実施し、データを収集し、査定および執行役員、委員会および取締役会による提示のための文書または報告書を作成する。.
- 機密文書を取り扱い、機密文書を安全に保管します。.
内部および外部のやりとり
- 電話を受けてフィルタリングし、都合の良いときに適切な人にリダイレクトする.
- すべての着信または発信の対応（電子メール、手紙、ファックス、小包など）を管理、優先順位付け、および配布し、着信メモ、プレゼンテーションおよびレポートを読んで分析し、重要性を判断して配布を計画します。.
- 日常的な質問を含む通信への回答を準備する.
- 事務用品の使用を監視し、発注の収益性を高めるためにサプライヤと条件を交渉します。.
- 役員、委員会および取締役会を代表して、個人、特別利益団体などと会う.
- 訪問者を歓迎し、特定の人々へのアクセスを許可するかどうかを決定します.
行政支援
- 電子記録や紙の記録を保管しておくと、情報が整理され、すばやく検索できるように簡単にアクセスできるようになります。.
- ワープロソフト、表計算、データベース、プレゼンテーションを使用して請求書、レポート、レター、決算報告書などの書類を作成し、それに対応する会計支援も提供する.
- 管理システムのメンテナンスや基本的な会計タスクの実行など、一般的なオフィスタスクを実行する.
- 記録や予算作成など、役員を支援するための調整および直接事務サービス.
- オフィスの従業員と組織の両方の管理方針と管理手順を確立し、監督する.
- 運用方法や手順をレビューして、ワークフロー、報告手順、支出などの分野で改善が可能かどうかを判断する.
- 他の管理職員を監督し訓練する.
参考文献
- 実行可能（2018）事務局長の仕事の説明。撮影元：resources.workable.com.
- ベスグリーンウッド（２０１８）。秘書とエグゼクティブ秘書の違い仕事 - クロン。撮影場所：work.chron.com.
- キャリアプランナー（2018）。事務局長および事務補佐。撮影場所：job-descriptions.careerplanner.com.
- Hrvillage（2018）事務局長の仕事の説明。撮影者：hrvillage.com.
- BSR（2018）。事務局長の責任撮影元：bestsampleresume.com