最も優れた秘書の7つの機能

主に 秘書の機能 その中には、アジェンダの管理、一般への提供、および機密情報の管理が含まれます。オフィスで管理支援タスクを実行する責任がある人です。.

このポジションは男性でも女性でも行使できますが、最も一般的なのはそれを行使する女性です。.

彼らは通常、取締役、管理職、社長など、社内の特定の階層を持つ人々の機密事項を担当しています。それは彼らを彼らが働いているエグゼクティブの右手に変えるようになります.

会社が小さい場合、秘書の最大の作業負荷は基本的な事務作業に関連しています.

世界のいくつかの国は彼らの仕事に感謝し、祝うためにその年の特別な日を捧げます。例えば、コロンビア、ペルー、メキシコでは、秘書の日は4月26日ですが、ベネズエラでは9月30日です。.

秘書の7つの主な機能

秘書の仕事を忠実に遅延や気晴らしなしで、組織内の役割を果たし達成するためにあなたの上司にサポートし、コラボレーションすることです.

会社の性質は秘書に要求される仕事の種類に影響しますが、その主な機能は次のように言えます。

彼女が働いている人の議題を最新に保つことは秘書の責任です。そこにあなたはあなたのすべての仕事と、時には個人的な責任を反映するべきです.

あなたはまたあなたの雇用主が関係しなければならないすべての人々と機関のデータの記録を保管しなければなりません.

秘書の議題は通常、彼女が働いている役員の業務記録として役立ちます。.

大衆への注意は、秘書が実行しなければならない最も基本的な仕事の1つです。あなたは電話に出て電話をかけ、その理由とあなたの雇用主が問題についてフォローアップするのを可能にするすべてのデータを記録しなければなりません。.

それはまたオフィスで訪問者を受け取る人です。秘書が職場の企業イメージと一致するイメージを維持することが重要であるのはこのためです。.

彼の役割はそこにこんにちはフレンドリーで訪問者に待っを与えるだけではありませんが、また、組織文化と企業の内部プロセスの最初の手順とガイドラインを提供します.

受信して、彼の上司の対応を管理者であることに加えて、秘書の書き込み、読み込み、あなたの雇用者からの回答やアーカイブ最も手紙、報告書、メモや電子メールを.

そのためには、特定のアプリケーションを管理するのが便利です。 ソフトウェア そのような文書をより迅速かつ迅速に準備することを可能にします.

これらの能力の具体性は、彼らが仕事をする分野で必要とされる仕事の種類によって異なります。.

長官は、データベースが、あなたの上司に連絡して書かれた対応や会議の議事録やオフィス内の関心の他の文書ファイル管理します.

重要な会議で扱われる事項に通常注意を払うのは秘書です。.

あなたが働いている会社や機関の運営にとって非常に重要なすべての情報を適切にかつ効率的に扱う優れた秘書の人物を区別する機能の中に.

たとえば、政府機関に要求される可能性がある法的文書をいつでも管理する必要があります。.

また、環境や会社に関連するあらゆる関係者に関する情報にアクセスすることもできます。この情報は慎重に、効率的にそしてタイムリーに管理されなければなりません。.

事務局は、動作機器やオフィス家具を操作し、維持しなければならない：電話、コピー機、プリンタ、プロジェクタ、家具、ファイリングキャビネットなど.

それは、物資と事務機器の在庫を管理する人です。また、物理ファイルシステムと電子ファイルシステムを整理して、必要なときに情報をすぐに利用できるようにします。.

秘書は、清潔で整理されたワークスペースを持っている必要があります。これは通常、社外の人々が施設に入るときに最初に目にするものの1つです。.

通常、役員は自分のレポートを、情報を要約して階層化したプレゼンテーション形式で提示しなければなりません。この仕事のために彼は通常彼の秘書に助けを求める.

事務局にいる人は、そこに現れる情報が、上司が共有したいデータを正しく反映していることを確認する必要があります。.

また、スペルミスのないプレゼンテーションであり、会社のグラフィックアイデンティティと一致していることにも注意してください。.

また、秘書が勤務する会社または機関の資産の世話をするために必要な方針および手順の遵守を認識することも秘書の責任です。.

上司の階層レベルに応じて、秘書は予算業務の詳細を反映するデータの正確性を検証できます。.

秘書は、オフィス内の経営管理とリソースの適切な管理に対処しなければなりません。.

オンライン求人の増加に伴い、秘書の姿が浮かび上がってきます オンラインで または仮想アシスタント.

これらの秘書は、上記のほとんどのタスクをリモートで行います。このような場合、秘書は1時間ごとまたはプロジェクトごとにサービスを請求します。.

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