文書のバイタルサイクルは？

の 文書のライフサイクル ファイルがその耐用年数を通して移行する一連の段階で構成されます。文書の作成から、そのすべての使用および修正、破壊されるまで、または恒久的に提出されるまでの段階.

文書のライフサイクルの概念は、第二次世界大戦後にアメリカで生まれました。これは、蓄積した多数のファイルを管理するための適切な方法を見つける必要があるためです。.

各分野では、それぞれのアプローチとファイルの性質を考慮して、ドキュメントのライフサイクルをさまざまな方法で扱います。.

たとえば、法的文書のライフサイクルは学術文書のライフサイクルとは異なる段階を持つ可能性があります。.

いずれの場合も、文書を保存する期間、保存方法、正しい使用方法についての考慮事項は異なります。同様に、あなたのライフサイクルの段階への異なるアプローチもあります.

例えば、その年齢のために、会社にとっても政府機関にとっても価値のない文書があるかもしれません。しかし、これらの同じアーカイブは博物館にとって高い歴史的価値を持つことができます.

もう1つの基本的な違いは、アナログ文書とデジタル文書の違いです。重要性は文書の内容にありますが、デジタルファイルの存在はその取り扱いとライフサイクルの段階における特殊性を意味します。.

書類の3つの年齢

1972年に歴史家カルロス・ワイフェルスは三代の理論を提案した。これによると、文書はその用途が変容する重要なプロセスを持つオブジェクトです。.

一般に、文書は作成直後から一定期間集中的に使用されます。.

しかし、時間が経つにつれて、この使用は、アーカイブまたは破棄されたために、完全に停止するまで減少します。.

Wyffelsによると、すべての文書が通過するこのサイクルは3つの年齢に分けられます。管理または活動的な年齢、中間または半活動的な年齢、および非活動的または歴史的な年齢です。.

文書の有効期間を表します。それは創設の瞬間から始まり、それが頻繁に相談され、移され、そして共有される様々な段階を経ます。.

たとえば、公共サービスチケットの管理期間は、生成されたときに始まります。それから、限られた時間だけ動き続けます：郵便配達員がそれを配達するか、または電子メールでそれを送る間、それが相談される時とそれが支払われる時.

それはそれが作成されたための実用性を文書が失ったその期間です。したがって、行政時代ほど積極的な用途はありません。しかし、それは保存されており、まれに相談することができます.

たとえば、サービスチケットの中間年齢は、支払い後、フォルダにファイルされたときに始まります。二度と相談されることはないでしょうが、懸念がある場合はアーカイブされたままです。.

文書の半有効寿命は、文書の種類や文脈によって変わります。たとえば、法的文書は公共サービスチケットよりも活発な生活を送ることができます。.

ファイルの最終期間を表します。ただし、すべてのファイルの宛先が同じというわけではありません。それらの性質に応じて、それらは歴史的なものに変えられたり破壊されたりする可能性がある.

歴史的アーカイブは文化的または研究的価値を持つものです。それ故、この段階の間、保存方法はそれらを可能な限り完全に保存するように求められる。.

3つの時代の理論は一般的な方法ですべての文書が通過する基本的な段階を確立します.

ただし、文書の有用性と操作を定義する他のより具体的な段階もあります。.

文書が通過する段階は、その価値、用途、およびコンテキストによって異なります。これらの特徴に従って、どれがそれが交差しなければならない段階であり、そしてどれがそれらのそれぞれのための技術的および行政的な処分であるかが決定される。.

これらは文書がその耐用年数の間に通過する主な段階のいくつかです：

1-Creation： 印刷またはデジタル形式での文書の作成で構成されています.

2-Storage： 文書が作成された形式に従って、それは物理的またはデジタル的に保存されます。場合によっては、デジタル化段階もプロセスの一部であると見なされます。.

3分類： 各コンテキストで確立されたパラメータに従った文書の編成、分類、または索引付けを指します。.

4 - 転送： それはその特性に従って文書の送信および／または配達を指す。実際には、これは物理的な郵便による配達または場合によってはEメールの出荷を指すことがあります。.

5分布： この段階では、公的に使用される文書または必要とされる文書を参照します。したがって、作成された文書は特定のグループの人々に開示する必要があります。.

6 - 共同使用 現時点では、ファイルは使用および共有編集用に配置できます。この段階は最近登場したもので、デジタル文書専用に考えられています。.

7 - 相談： 参照することができるという意図でドキュメントが配置されている段階を指します。このプロセスの間、情報にアクセスすることが期待されている人々に応じて、セキュリティおよび/またはアクセシビリティの規定は非常に重要です。.

8ファイリングまたは破壊： これがすべてのドキュメントのライフサイクルの最終段階です。それはそれが保存されるのに十分な歴史的価値があるかどうかが決定される瞬間に対応するか、あるいはその代わりに破壊される.

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