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12の最も重要な支配的なオフィス機能
の 支配するオフィス機能 それらは、会社、組織、または機関の職員が認識し、その運営に必要な管理活動です。それらが効率的に行われている場合、結果はそれらが不十分に行われている場合よりもはるかに良くなります。.
この作品は、通常、月曜日から金曜日までの午後8時または9時から始まる定期的なスケジュールを持っています。これは、国や地域によって異なりますが、午後4時から5時まで続きます。.
事務作業の大部分には、流暢な口頭によるコミュニケーション、執筆能力、ファイル作成、およびコンピューター、コピー機などの事務機器の使用経験などの基本的なスキルが必要です。.
想定される地位や責任のレベルに応じて、人は技術、大学、または第4レベルの教育を受けている必要があります。.
支配するオフィスの10の主な機能
1-計画
組織の方法や構造が事業計画にどのように貢献できるかを定義することからなるため、これは最初で最も重要なタスクです。.
チームメンバー間で分散されたタスクを実現するのに役立つ技術的なツールがありますが、すべてがビジネス目標に加わることを保証できるのは適切な計画だけです。.
一般的な計画では、明確な事業ビジョンと特定の階層レベルが社内に必要ですが、各チームメンバーは、確立された目標と期限を満たすことができるように作業を計画する必要があります。.
2-レポートの書き起こしおよび/または執筆
オフィスで働いている人の日々の時間を占める仕事は、どんなサポートでも、その機能をサポートまたは詳細に説明するレポート、または他の同僚の間で詳細（背景、進捗、結果、長所、長特定のプロジェクトの短所など.
これらの文書は、将来の監査やレビューのために、その事務所が属する組織の活動の記録としても役立ちます。.
3-会議に出席する
現在のプロジェクトについてのアイデアの交換、新しい提案の公開、プレゼンテーション、レポート、またはレポートの共有が行われる作業チームのメンバー間の会議です。.
通常彼らは、共通の目標を達成する方向に存在するすべてのものを調整し、それぞれに役割、タスク、および期限を割り当てるという目的を持っています。それらはまた、タスクの実行に生じた可能性がある問題を解決するのに役立ちます。.
彼らは周波数、持続時間と非常に定義されたダイナミクスを持つ傾向があります。また、それらで議論されているものは通常アーカイブのために数分または数分で記録されます.
4-会議のスケジュール
それは彼らが特定の場所と時間で一致することができるような方法で会議にいるべきであるすべての人々の議題を調整することです.
それは圧倒的な仕事ですから、テクノロジーに頼るのは良い考えです。 ScheduleOnceのように、会議を自動的にスケジュールし、ゲストが利用可能な日付を確認して自分に合ったスケジュールを選択できるようにするアプリケーションがあります。.
5-会社のEメールをチェックする
それはかなり時間がかかる作業です。 2016年に発行されたアドビのレポートは、1,000人を超える従業員を対象とした自己管理調査の結果、毎週平均20.5時間かけて仕事用の電子メールをチェックしていることを明らかにしています。.
電子メールの並べ替え、閲覧、返信はコミュニケーションの非常に一般的な形式であり、あらゆるプロジェクトまたは組織のプロセスに関連するファイルやインプレッションの交換を可能にします。.
企業はより効率的な形式のEメール管理を常に模索していますが、GmailのSmart Labelなどのアプリケーションもあります。.
このタスクを効率化するもう1つの方法は、標準の電子メールテンプレート、つまりさまざまな受信者にさまざまな機会に最小限の変更を加えて送信できるテキストを組み込むことです。.
6-財務管理
このタスクでは、お金が製品やサービスの購入と販売におけるライフサイクルを確実に満たすようにする必要があります。すべての請求書が送信、登録、支払い、および送信されます。もちろん、彼らはこれだけに専念しているオフィスがあります.
この活動には、問題となっている組織に関連する法的枠組みに問題がないような方法で金融口座と法的文書を最新の状態に保つことも含まれます。.
7-物流
この機能により、会社の業務に関連するすべての商品が倉庫や得意先との間で輸送されることが保証されます。それはまた新製品の製造のための原料を得るために供給者とのリンクを作ることを含みます.
この機能の目的は、自社が販売する商品またはサービスの生産を維持するために必要なすべてのものを会社に確実に提供させることです。.
8-コールアテンション
オフィスでは、電話に答えることも要求されます。それは顧客、サプライヤ、および同僚間のコミュニケーション手段だからです。.
それは簡単な作業のように思えますが、それは会社の外の誰かがそれのイメージに関連する声であるかもしれないのでそれはあるプロトコルを必要とします。したがって、礼儀の規則を尊重し、制度的な調子を保ち、声の量と使用される語彙を減らすことが重要です。.
この機能の実行時に見過ごされがちなもう1つの重要な事実は、電話の向こう側にいる人のできるだけ多くのデータを書き留めることです。これは会社の連絡先データベースをフィードし、あなたが電話での会話中に議論された問題について正しくフォローすることを可能にします.
9-アーカイブの構成
オフィスで実行されるタスクのほとんどは、いくつかのドキュメントを生成します。請求書、メモ、議事録、議事録、売上報告書などです。.
デジタルまたは紙の上では、ビジネスにとっての重要性のレベルに応じて、誰かがカタログ化、アーカイブ化、および保護を担当する必要があるという大量の情報です。.
この最後のポイント、つまり情報保護のポイントは、多くの組織にとって頭痛の種となっている問題です。そのため、情報のアーカイブと送信にセキュリティを提供するツール、プロトコル、および手順がますます増えています。組織内の機密データ.
ある場合には外付けハードドライブが使用され、他の場合にはMicrosoft OneDrive、Google Drive、Apple iCloudのような「クラウド」内のストレージプラットフォームまたはストレージプラットフォームがあります。.
10-会社のメールの配布
非常に高度な学術訓練を必要としないにもかかわらず、優れた組織、責任および緊急性を必要とする仕事は、職場内での連絡文書の配布です。.
デザインのスケッチ、銀行が送付するクレジットカード、サプライヤの請求書、または政府機関からの返事の手紙は、従業員が待っている可能性があり、他の多くのプロセスが依存する可能性がある文書の一部です。会社の.
11 - カスタマーサービス
この機能は、会社が提供する製品やサービスに関する質問や苦情を顧客に物理的に支援することです。.
12-文書の印刷およびコピー
それは、物理的に保存されなければならない文書を印刷すること、または二重に保管されなければならないかまたは会社の労働者に届けられなければならないそれらのコピーを作成することからなる。.
参考文献
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- ビズトレンド（2015）。自動化できる7つのオフィスタスク。取得元：www.sba.gov.
- Dewei Caitlin（2016）。仕事上のEメールを送ったことがありますか？私たちの憂鬱な電卓を試してみてください。から取得した：washingtonpost.com.
- ローリーリーブス。オフィスで働いている仕事のリスト。取得元：work.chron.com.
- オフィスアシスタントは何をしますか。 learn.orgから取得.
- オフィスでの仕事の正確な内容以下から取得しました：reddit.com.