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主任管理アシスタントの7つの機能
の 行政助手の機能 彼らは援助の仕事であり、会社が開発する通常の活動に付随しています。したがって、それらは同じの効率的な操作のための基本です.
これらの活動は通常、彼らが働いている会社の事業分野によって変わります。たとえば、法律事務所などの専門事務所では、出席者は通常、特定の活動の遂行に関する特別なトレーニングを受けています。.
ただし、通常、オフィス内での情報の配布と管理を中心に展開するすべての分野に共通の機能があります。これには、文書の管理、アーカイブ、およびイベントの編成が含まれます。.
しかし、これらの活動はもっと広くなる可能性があります。管理アシスタントは会計情報の処理に対処しなければならず、会社の技術リソースの機能を保証しなければならないこともあります.
行政助手の7つの主な機能
1-文書管理
管理アシスタントの主な機能の1つは、文書やファイルの管理でオフィスのメンバーを支援することです。.
通常、この作業はファイルの保管、編成および管理に関連しています.
ただし、場合によっては、文書の作成、編集、確認が必要になることもあります。.
企業によっては、手紙やメモを口述し、会議の議事録を記録するように求められることさえあります。.
場合によっては、例えば法律事務所を扱うときに、これらの機能を果たすために専門的な訓練が必要です。管理アシスタントは用語と法的手続きを理解しなければなりません。.
一方で、医学の分野で働く行政助手は異なる知識を必要とします。彼らは患者に対処し、医療レポートを読むために必要な訓練を受けていなければなりません。.
2-イベント企画
オフィスイベントの計画も、通常は管理アシスタントの責任です。この責任の規模は、会社の規模に応じて変わります。.
イベントは単に会議やビジネスランチになることもありますが、会議や大規模なビジネスパーティーになることもあります。.
どちらの場合も、アシスタントはイベントに関連するすべての基準を管理する必要があります。.
これには、サプライヤへの連絡、予約、メニューの選択、装飾が含まれます。ただし、必要に応じて、出席者、講演者、および講演者への連絡、招待、確認も含まれます。.
3-ユーザーと訪問者への対面注意
ユーザーへの注意は、通常、管理アシスタントにとって最も一般的なタスクの1つです。注目が集まる視聴者は、常に会社の規模とそのビジネスの方向性によって異なります。.
直接公衆にサービスを提供する小企業の場合、行政助手が顧客を受け入れるべきである可能性があります。.
これが起こるとき、彼らの仕事は彼らの会社の施設での滞在中に彼らを導き、援助することを目的としています.
大企業では、管理アシスタントはパートナーまたは大規模サプライヤとして他の訪問者に参加する必要があります。.
この場合、彼らの使命は彼らの議題の達成と会社の経営陣や他の分野との会合で彼らを導くことです。.
4-電話とバーチャルアシスタント
電話とバーチャルアテンションは、ユーザー支援のカテゴリに含まれます。電話による援助の場合、クライアントとパートナーのオリエンテーション、そして議題の組織と管理が含まれます。.
それが仮想的な注意になると、タスクは顧客サービスまたは情報管理のために会社によって提供されるチャネルに依存します.
場合によっては、電子メールの管理、応答、転送、または必要に応じたメッセージのアーカイブに関することがあります。.
他の場合には、仮想通信チャネルがより多様であるときには、チャットシステムを介した大衆への注意、または会社のソーシャルネットワークを介した質問への回答など、他のタスクを含めることができる。.
大企業では、これらの通信チャネルの注目に特に焦点を当てた人員がいるのが普通です。会社が小さい場合、このタスクは通常管理アシスタントに任されています.
5-議題の管理
議題の管理は通常、行政助手の最も重要な任務の1つです。.
この責任には、電話で、直接またはオンラインで予約および会議の依頼を受けること、および定義された基準に従って議題にそれらを整理することが含まれます。.
また、社内外の会議のスケジュール、仕事のランチ、出張も含まれます。.
後者の場合、必要に応じてフライト、ホテル、レストラン、会議室を予約するのもアシスタントの責任です。.
6-会計
管理アシスタントが会社内で発生した費用の監視と記録を担当することもあります。スプレッドシートに特定の経費を記録するなど、これらの職務は単純です。.
場合によっては、アシスタントはより複雑なタスクの開発のためのトレーニングを受けるように求められます。例えば、あなたの責任は経理報告の経営陣への提示を含むかもしれません。.
通常、これは会社の規模によって異なります。大企業は通常、より専門的な役割を担っています。これらの会計情報はその目的のために雇われた人によって管理されます.
ただし、管理アシスタントの基本的なスキルの1つは、Microsoft Excelなどのオフィス会計ソフトウェアの分野です。.
7 - 技術管理
技術的資源の管理も行政助手の機能の一部です。この意味で、その責任は、会社の運営に必要なすべてのツールが適切に機能することを保証することです。.
これには、コンピュータ機器に含まれる情報のバックアップコピーの作成、およびウイルス対策ソフトウェアのアップデートなどが含まれます。.
一方、それはそのようなプロジェクターやラップトップなどの機器の管理が含まれています.
それはまた彼らの責任の下にある活動の通常の発展のために必要な設備の見直しと維持を含む。.
これは、管理アシスタントが技術的な知識を持つ必要があることを意味するのではありません。その仕事は特に後退を避けるために定期的に機器のメンテナンスを行う技術者の採用にあります。.
参考文献
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- キャリアビルダー（2016）行政助手として働くこと - ジェネラリストのための優れた選択取得元：careerbuilder.com
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- Study.com （Ｓ．Ｆ．）。管理アシスタントの職務取得元：study.com